Wir möchten euch mehr zum Thema XRechnung erläutern und erklären, wie ihr XRechnungen mit Zervant erstellen und versenden könnt.

Lest euch hierzu einfach den folgenden Helpcenter-Artikel durch oder klickt einfach auf die einzelnen Überschriften:

• Was ist eine XRechnung?
• Wie funktioniert die XRechnung mit Zervant?
• XRechnung mit Zervant per E-Mail senden
• XRechnung mit Zervant herunterladen
• E-Rechnungen im öffentlichen Dienst
• XRechnung mit Reverse Charge (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft)

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung beinhaltet alle Informationen einer Rechnung in einem machinenlesbaren Format als XML-Datei. Rechnungen im öffentlichen Dienst oder an öffentliche Einrichtungen in Deutschland müssen ab dem 27. November 2020 als XRechnung versandt werden.

Abhängig vom Empfänger gibt es zwei Möglichkeiten XRechnungen zu versenden:

1. Versand einer XRechnung via E-Mail (o. Ä.). Der Empfänger hat hierfür eine eigene E-Mail-Adresse erstellt oder hinterlegt, die automatisch die XML-Datei in die eigene Anwendung einliest. Es ist auch möglich, dass der Empfänger diese Datei aus dem E-Mail-Anhang entnimmt und eigenständig hochlädt.
2. Hochladen der XRechnung in öffentliche Plattformen oder Portale. Die meisten Bundesländer besitzen ihre eigene Anwender-Plattform oder ihr eigenes Portal, um XRechnungen hochzuladen. Der Empfänger wird automatisch über den Empfang der XRechnung benachrichtigt.

Wie funktioniert die XRechnung mit Zervant?

Zervant bietet allen Nutzern, kostenlosen als auch Premium-Nutzern, die Möglichkeit an, XRechnungen zu erstellen und zu versenden. Wir erklären dir in den folgenden Schritten, wie es funktioniert:

1. Erstelle eine neue Rechnung und fülle all deine gewünschten Informationen aus

2. Wichtig: Füge die Leitweg-ID deiner Rechnung hinzu, damit die XRechnung erfolgreich zugestellt werden kann. Diese erhältst du vom XRechnungs-Empfänger. Du kannst die Referenz >Leitweg-ID im Rechnungseditor in der rechten Seite unter >Einstellungen >Angezeigte Referenzen auswählen.

3. Überprüfe deine Rechnung anschließend oben rechts in der >Vorschau

4. Klicke oben rechts auf >Bestätigen und senden und wähle zur Erstellung der XRechnung eine der beiden Optionen aus: Per E-Mail oder XRechnung herunterladen

XRechnung per E-Mail senden

5. Führe die vorherigen Schritte 1-4 aus. Wenn du >Per E-Mail auswählst, öffnet sich, wie beim herkömmlichen Versand einer Rechnung, ein neues Fenster. 

6. Wähle unten nun die Option >XRechnung aus. Dein Empfänger erhält dann deine Rechnung als  XRechnung (im XML-Format) im Anhang deiner E-Mail. 

7. Im Versandfenster kannst du die eingegebene Leitweg-ID deines Kunden erneut überprüfen. Die bereits eingegebene Leitweg-ID bei der Rechnungserstellung wird automatisch übernommen. 

8. Klicke abschließend auf >Senden, um die XRechnung an deinen Kunden zu schicken. Wenn du möchtest, kannst du die Rechnung erneut als PDF an deinen Kunden versenden (siehe unten). 

XRechnung herunterladen

5. Führe die Schritte 1-4 aus. Wenn du >XRechnung herunterladen auswählst, wird deine XRechnung als XML-Datei automatisch heruntergeladen. Du wirst danach zum Tab >Rechnungen weitergeleitet, in der du all deine Rechnungen in der Übersicht sehen kannst.

6. Die XML-Datei findest du auf deinem Computer/Laptop und du kannst nun eigenständig diese XRechnung an deinen Kunden/Empfänger weiterleiten.

Du kannst auch jederzeit, nachdem du deine Rechnung erstellt und bestätigt hast, die XRechnung erneut herunterladen oder versenden (vergewissere dich, dass die Leitweg-ID in der Rechnung ist).

Wähle hierfür im Tab >Rechnungen deine Rechnung aus und klicke dann oben rechts auf >Mehr und >XRechnung herunterladen aus.

Du kannst deine Rechnung hier auch erneut im PDF-Format an deinen Kunden verschicken. Gehe im selben Menü über >Mehr auf >Per E-Mail versenden und wähle dann im E-Mail-Versandfenster die Option >PDF-Rechnung.

E-Rechnungen im öffentlichen Dienst

Manche öffentlichen Dienstleister akzeptieren auch E-Rechnungen, die du über Zervant ganz einfach verschicken kannst. Wie E-Rechnungen über das PEPPOL Netzwerk funktionieren, kannst du im folgenden Artikel nachlesen.

E-Rechnungen über PEPPOL versenden

XRechnung mit Reverse Charge (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft)

Damit die XRechnung mit der richtigen VAT Kategorie " AE" für das Reverse Charge Verfahren erstellt werden kann, wähle bitte bei der Erstellung der Rechnung rechts über >Einstellung >Rechnungstyp "Verkauf von Bauleistungen (Abzugsverfahren)".