Conseils pour facturer dans l'Union européenne
A) Archivage des factures
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous êtes en charge de l’archivage (dans le sens “sauvegarde”) de vos factures. Le pays dans lequel vous êtes basé détermine la durée de sauvegarde de vos données.
Pour archiver vos factures, pensez bien à ceci :
- La sauvegarde peut avoir lieu sous tout type de format, n’importe où, du moment que celle-ci est accessible à tout moment ;
- L’intégrité et la lisibilité des données doit être garantie durant toute la période d’archivage ;
- Toute facture électronique doit être également sauvegardée, avec la signature électronique liée ;
- Gardez des copies de vos factures de vente même en cas d’annulation (par avoir) ;
- Toute facture d’avoir doit être traitée comme une facture normale.
B) Êtes-vous obligé de créer des factures ?
En Union européenne, une facture est obligatoire dans les cas suivants :
- Dans tous les cas entre professionnels ;
- Dans certains cas d’un professionnel à un particulier, selon les règles en vigueur dans le pays.
En France, une facture est strictement obligatoire :
- Lors d’une prestation de service ou vente de bien entre deux professionnels ;
- Lors d’une prestation de service supérieure à 25 € entre un professionnel et un particulier.
Une facture n’est pas systématiquement obligatoire, mais peut être demandée :
- Lors d’une vente de bien entre un professionnel et un particulier
- Lors d’une prestation de service inférieure à 25€ entre un professionnel et un particulier
C) Quelles sont les mentions obligatoires sur la facture ?
- Le nom de votre entreprise, ainsi que votre numéro de SIRET et TVA intracommunautaire (si vous en avez un) ;
- Informations sur le client (nom, adresse, numéro de TVA intracom si besoin)
- Numéro de facture ;
- Détails de paiement : délais de règlement et/ou date limite de paiement, modes de règlement (chèque, virement, espèces…) et les intérêts en cas de retard ;
- Détails de vos produits et services, par ligne, avec les quantités, les prix unitaires, les taux de TVA éventuels, et le détail des produits ou des prestations de services ;
- Total net à payer HT et TTC ;
- Date de la facture.
Ces détails peuvent varier selon les pays.
En plus de cela, il est courant (mais pas obligatoire) d’inclure les informations suivantes :
- Référence de paiement, afin de pouvoir identifier facilement un paiement en fonction d’une facture ;
- Un numéro d’achat. Certains clients peuvent demander à faire figurer une référence qui leur est interne ;
- L’attention, si le destinataire de la facture n’est pas le même que votre contact commercial par exemple.
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